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POLITIQUE SUR LA CONFIDENCIALITÉ  
DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Introduction

 

CanoeKayak Canada ("CKC”) est une organisation sportive amateur à but non lucratif qui est responsable de l’administration du sport du canotage au Canada. Tout en fournissant des programmes et des services, CKC peut recueillir des renseignements personnels; nous avons donc préparé cette politique pour vous informer des engagements que prend CKC pour s’assurer que ces informations obtenues au cours de ses activités demeurent précises et confidentielles. 

Qu’est-ce que des renseignements personnels? 

Nous considérons que des “renseignements personnels” sont des informations recueillies sous toute forme sur un individu identifié ou sur un individu dont l’identité pourrait être connue ou déterminée à partir de telles informations, autres que les informations de contact pour les activités usuelles (ex. : nom, titre, adresse d’affaire). Cette politique ne comprend pas l’ensemble des données à partir desquelles un individu ne peut être identifié. CKC se réserve le droit d’utiliser cet ensemble de données de la façon qu’il juge appropriée.  

Pourquoi CKC peut recueillir des renseignements personnels 

CKC peut utiliser ces renseignements fournis verbalement ou par écrit (incluant par presse électronique) pour :

  1. Gérer les compétitions et tout ce qui est relatif au sport du canotage
  2. Retracer de l’information sur les participants;
  3. Organiser différentes conférences axées sur le développement professionnel et la formation de réseaux
  4. S’occuper de nos relations et communiquer avec les participants, les clubs, les divisions et les provinces
  5. Rencontrer les exigences légales et opérationnelles
  6. Pour d’autres raisons reliées à celles ci-dessus.
 

Les renseignements personnels que nous exigeons dépendront des services que vous voulez obtenir. 
 
 

De quelle façon CKC obtient et utilise les renseignements personnels? 

CKC recueille, utilise et divulgue ces renseignements seulement pour des raisons considérées comme raisonnables selon les circonstances et qui sont requis pour fournir des services ou des informations aux participants, aux clubs, aux divisions et aux associations provinciales affiliées. Nous utilisons des méthodes honnêtes et légales pour obtenir ces informations.

Nous utilisons ces informations seulement pour les raisons décrites dans la politique et CKC ne vend pas, ne commercialise pas et n’échange pas pour autres considérations, tout renseignement personnel obtenu. 

À qui CKC peut-il divulguer vos renseignements personnels? 

CKC peut divulguer vos renseignements personnels :

  1. aux agences gouvernementales qui fournissent des fonds à CKC
  2. aux médias écrits et électroniques pour des programmes reliés à des récompenses et à la reconnaissance
  3. aux individus et aux organisations qui sont nos conseillers ou nos fournisseurs de services.
 

Lorsque des renseignements personnels délicats sont fournis à CKC, ils ne seront pas divulgués à moins qu’ils soient requis pour fournir des services à des participants ou à une organisation partenaire. 

Lorsque CKC divulgue ces renseignements à des organisations qui donnent des services en notre nom, nous exigeons qu’elles utilisent ces informations seulement pour fournir des services à CKC, à des participants, à des organisations partenaires ou à la personne concernée et qu’elles ont les garanties appropriées pour la confidentialité de ces informations. 

Lorsque des renseignements doivent être transférés à une autre organisation en prévision d’une fusion ou d’une réorganisation de CKC en tout ou en partie, nous nous engageons dans ce changement seulement si les partis en sont venus en une entente pour que la cueillette, l’utilisation et la divulgation des informations (incluant les informations personnelles) soient restreintes aux raisons reliées à la transaction; ceci inclut la résolution de procéder oui ou non à la transaction. 

Veuillez noter qu’il existe des circonstances où l’utilisation et ou la divulgation de renseignements personnels peut être justifiée ou permise et quand CKC est obligé de divulguer de l’information sans consentement. Ces circonstances peuvent inclurent ce qui suit : 

  1. lorsque requis par la loi ou par une décision de la cour, d’une agence administrative ou d’un tribunal gouvernemental ayant juridiction sur CKC
  2. lorsque, basé sur des motifs raisonnables, CKC croit qu’une telle action est nécessaire pour protéger les droits, l’intimité, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe identifiable
  3. lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de récupérer des argents dus à CKC
  4. lorsqu’il est nécessaire de permettre à CKC d’avoir des recours auxquels il a accès ou de limiter tout dommage qu’il pourrait subir
  5. lorsque l’information est déjà rendue publique
 

Lorsque CKC est obligé ou qu’il lui est permis de divulguer de l’information sans consentement, il n’en divulguera pas plus que nécessaire.

Consentement 

À moins d’être autorisé par la loi, aucun renseignement personnel n’est recueilli, utilisé ou divulgué sans avoir obtenu au préalable le consentement de la personne concernée. Cependant, nous pouvons demander le consentement d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels obtenus, dans les cas où CKC souhaite utiliser ces renseignements pour des raisons non identifiées dans cette politique ou non préalablement identifiées ou pour lesquelles la personne concernée n’a pas donné son consentement. 

En transmettant des renseignements personnels à  CKC, vous acceptez et consentez à  ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ces renseignements selon les termes de la présente politique. De plus, lorsque nécessaire, une autorisation ou un consentement particulier peut être demandé à l’occasion. 

Dans la majorité  des cas et en tenant compte des restrictions légales et contractuelles, tout membre peut librement refuser ou retirer son consentement, en tout temps, en donnant avis à cet effet, à l’avance, dans un délai raisonnable. On doit retenir que dans certaines circonstances, certains services ne sont offerts que si vous transmettez vos renseignements personnels à CKC. Ainsi, si vous choisissez de ne pas nous transmettre les renseignements requis, nous ne pourrons pas vous offrir les services demandés. Nous vous informerons des conséquences du refus de consentement. 

L’exactitude et la conservation des renseignements personnels. 

CKC s’assurera que les renseignements personnels fournis et en sa possession sont exacts, à jour et aussi complets que possible pour répondre aux besoins pour lesquels ils sont utilisés. Si nous découvrons  que des renseignements personnels ne sont pas exacts, incomplets ou périmés, CKC révisera les dits renseignements et, si nécessaire, prendra les meilleures mesures pour en informer les tierces parties à qui on aura fourni ces renseignements, de telle sorte qu’elles puissent également corriger leurs dossiers. 

Nous ne conservons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que requis pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La période de rétention des renseignements peut varier selon les services offerts et la nature des renseignements. Cette période peut excéder la fin des relations entre un individu et nous, mais ce ne sera qu’aussi longtemps qu’il sera nécessaire d’avoir ces renseignements pour répondre à toute demande qui peut survenir à une date ultérieure. 

Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis pour les besoins de CKC, nous avons des procédures pour les détruire, les effacer ou les convertir de façon à les rendre anonymes. 

La protection des renseignements personnels 

CKC s’efforce de maintenir une sécurité sur le plan physique, procédural et technique en tenant compte de ses locaux et de ses capacités d’entreposage  de documents de façon à prévenir toute perte, mauvais usage, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels. Ceci s’applique aussi à la destruction et à la disposition de ces renseignements. 

De plus, CKC protège les renseignements obtenus en restreignant leur accès à ses employés et à son personnel administratif qui doit consulter ces renseignements pour qu’il puisse offrir ses produits, ses services et ses informations. 

Un employé  de CKC qui fait un mauvais usage des renseignements personnels commet une infraction sérieuse et sera sujet à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.  Un individu ou un organisme qui fait un usage abusif des renseignements personnels,  en prétendant vouloir offrir des services à ou pour CKC,  pourra faire face à des mesures allant jusqu’à la fin de toute entente entre CKC et cet individu ou organisme. 

L’accès à vos renseignements personnels. 

CKC permet des droits d’accès raisonnables et la révision des renseignements personnels qu’elle détient sur un individu et s’efforce de donner les renseignements en question dans un délai raisonnable, généralement dans un délai de 30 jours suivant une requête. Pour se protéger contre des requêtes d’accès frauduleuses, nous pourrons exiger une information suffisante pour nous permettre de confirmer que le requérant est autorisé à le faire, avant d’accorder un accès ou de faire une modification. 

À partir de ses dossiers, CKC rendra les renseignements disponibles sous une forme facile à comprendre. CKC se réserve le droit de ne pas modifier tout renseignement personnel, mais annexera tout texte de remplacement jugé approprié par l’individu concerné. 

CKC se réserve aussi le droit de refuser un accès aux renseignements personnels lorsque l’information requise :

  1. divulgue des renseignements personnels incluant des opinions concernant un autre individu ou un individu décédé ;
  2. concerne une relation avocat client ou des privilèges litigieux ;
  3. ne peut être retrouvée rapidement et le fardeau ou le coût serait prohibitif par rapport à la nature ou la valeur du renseignement ;
  4. n’existe pas, n’est pas en notre possession ou ne peut être retrouvée par CKC ;
  5. peut nuire ou interférer avec des activités d’application de la loi et autre investigation ou fonctions régulatrices d’un organisme autorisé par la loi à exécuter de telles fonctions ; ou
  6. peut être retenue ou est requise d’être retenue selon une législation applicable.
 

Lorsque les renseignements ne pourront pas être divulgués, on en fournira les raisons à l’individu qui fait la requête. 

CKC ne facturera pas un membre qui désire vérifier ou modifier ses renseignements personnels. Cependant, lorsque permis par les lois applicables, il pourra y avoir des frais minimum imposés si vous désirez des copies de votre dossier. 

Pour dissiper tout doute concernant votre vie privée. 

Dans le cas d’un litige concernant l’accès à vos renseignements personnels, la collecte, l’usage, l’administration et la divulgation de ces renseignements ou la présente politique, veuillez contactez le directeur responsable de la confidentialité des documents de CKC par courriel à jhedwards@canoekayak.ca  ou appelez au 613-260-1818, poste 2201 et demandez à parler à John Edwards. 

CKC fera enquête sur toute plainte et si cette dernière est fondée, nous prendrons les mesures nécessaires pour corriger la situation.

 

 

 

 

 


 
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